La coordinación regional de la BVS es ejecutada por BIREME e incluye las siguientes atribuciones: promover y diseminar la BVS; operar el portal regional multilingüe de la BVS, que reúne las fuentes de información regionales y de las redes asociadas; promover el intercambios entre productores, intermediarios y usuarios de la BVS; hacer efectiva la cooperación técnica para el desarrollo de las capacidades nacionales en la gestión y operación de la BVS; coordinar en ámbito regional las redes de instituciones productoras, intermediarias y usuarias de la BVS; certificar las instancias nacionales, temáticas e institucionales; coordinar el desarrollo del modelo conceptual de la BVS; coordinar el desarrollo de metodologías y tecnologías para la gestión y operación de las redes de productores, intermediarios y usuarios, así como las redes de fuentes y flujos de información de la BVS.

En el ámbito nacional, los países asumen la responsabilidad por la coordinación de las redes nacionales de instituciones como un medio esencial para promover y garantizar la visibilidad y accesibilidad de la información y el conocimiento en salud de la región. La coordinación de la BVS en los países es hecha por una o más instituciones, siguiendo los mismos principios y funciones orientadoras de la acción de BIREME en el ámbito regional.

Además de las instituciones especializadas en gestión de la información, las redes nacionales y regionales integrantes de la BVS han crecido sistemáticamente en los últimos 12 años. Un aspecto que contribuye para esta ampliación es la inclusión de todos los participantes en el proceso de producción y operación de las fuentes de información, expandiéndose la cooperación técnica a otras instituciones además de las bibliotecas y centros de información.

A BVS contempla mecanismos comunes y estándares para la gestión del trabajo cooperativo en red, adoptados por todas las instancias BVS – geográficas, temáticas o institucionales, descritos a continuación:

• Comité consultivo – foro para deliberación de la BVS. Es responsable por las decisiones estratégicas para el desarrollo y la evaluación continua de la BVS, definición de los criterios de calidad de las fuentes de información y promoción de la red social. Constituido de forma equitativa por representantes de las instituciones que tienen por objetivo elaborar el proyecto y los planes de trabajos que definen las líneas prioritarias de acción de la BVS. Se recomienda que los diferentes perfiles de instituciones que componen la red social estén representados en el Comité consultivo, por ejemplo, investigación, academia, gobierno, sociedades científicas que representen los usuarios etc.

• Coordinación o Secretaria ejecutiva – está representado por una institución que tenga condiciones políticas, económicas, de recursos humanos y tecnológicos favorables para asumir el liderazgo en la operación de la instancia BVS. Es responsable por el acompañamiento de las acciones deliberadas por lo Comité Consultivo, expresas en su proyecto y planes de acción, principalmente en lo que se refiere a la promoción del trabajo cooperativo en red de operación de las fuentes de información. Cabe aun a la coordinación ejecutiva promover el funcionamiento efectivo del Comité Consultivo, incluyéndose la organización de reuniones periódicas presenciales y remotas.

• Comité técnico u operacional – formado por los profesionales relacionados con las instituciones del Comité Consultivo que actúan como responsables por la operación de las fuentes de información. Están representados en este foro, en general, profesionales de información y tecnologías de la información.

La Matriz de Responsabilidades, define la participación de cada institución en la operación de las Fuentes de Información, es un importante instrumento para acompañamiento de esta gestión descentralizada. La construcción colectiva de la BVS promueve y fortalece de forma ecuánime la inclusión de las instituciones e individuos en la gestión compartida de las fuentes y flujos de información. A partir de estas estructuras de gestión cada instancia BVS tiene su desarrollo orientado por un macroproyecto que define y orienta las acciones relacionadas a la operación de las redes sociales, de contenidos y de ambientes aprendices e informados. El alcance temático, la definición del público objetivo, la selección de las fuentes de información que serán operadas, el mantenimiento del portal de la BVS, las acciones de comunicación e intercambio de conocimiento, las actividades de cooperación técnica interinstitucional de promoción de la BVS, la organización y participación en eventos de capacitación, entre otros, son ejemplos de acciones que deben estar definidas en el plan de acción de cada instancia de la BVS.

Además de su proyecto de concepción inicial (plan de acción), cada instancia BVS desarrolla periódicamente proyectos específicos, vigente por un período de 2 a 5 años. Esos proyectos deben ser formulados para planear y orientar la implementación de las líneas de acción prioritarias que corresponden a las necesidades, interés y recursos disponibles.

Los proyectos o planes de acción deben ser personalizados y pueden contener, entre otros, acciones de manutención y actualización de fuentes de información o del portal, acciones de comunicación y divulgación, actividades de cooperación técnica interinstitucional, etc. Los proyectos deben definir prioridades de acuerdo con las necesidades y los recursos disponibles, así como la distribución de responsabilidades y el trabajo en red.

La Gestión de Proyectos en la BVS sigue la metodología desarrollada con base en el Marco Lógico adoptado por la Organización Panamericana de la Salud (OPS) para el planeamiento y seguimiento de su programa de trabajo bianual, enriquecida con los conceptos PMBOK ® – Project Management Body of Knowledge, del PMI – Project Management Institute y con adaptaciones para atender las demandas específicas de los proyectos de la Red BVS y redes relacionadas para la operación de las redes de fuentes y flujos de información científica, técnica y factual en salud.

En los últimos 5 años la Gestión de Proyectos en Red de la BVS se desarrolló con el objetivo de mejorar y socializar la metodología, las herramientas, los modelos adoptados y desarrollados para apoyar la evolución de los proyectos a partir de su concepción, desarrollo y finalización.

Como punto inicial de gestión de proyectos para orientar el planeamiento de los objetivos deseados y registrar los esfuerzos necesarios para alcanzarlos, la propuesta de proyecto debe ser elaborada para facilitar la comprensión del proyecto por las partes interesadas. La propuesta de proyecto debe contestar las siguientes preguntas:

• ¿Qué será realizado?

• ¿Por qué el proyecto debe ser iniciado?

• ¿Cuáles son sus objetivos?

• ¿Cuáles serán sus resultados?

• ¿Cómo evaluar si los resultados están siendo cumplidos?

• ¿Cuáles actividades serán desarrolladas?

• ¿Cuál será el tiempo de duración?

• ¿Cuánto costará su desarrollo?

El modelo utilizado para la construcción de las propuestas de proyectos de la Red BVS y redes afines están publicados en http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/index.php?lang=es; http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=16&item=132, junto con su guía de trabajo, que orienta el desarrollo de cada ítem de la propuesta.

Para facilitar la gestión, cada BVS puede definir su plan de acción (se recomienda la elaboración de un plan para el período de 2 a 5 años) y, a partir de ese, elaborar proyectos específicos de corta duración entre las distintas instituciones involucradas en su construcción, detallando las actividades necesarias, los recursos y los plazos de ejecución de acuerdo con las demandas existentes.

Una vez que los proyectos son formalizados, se recomienda la utilización de un sistema de gestión de proyectos en línea. El sistema de gestión de proyectos debe facilitar el control y registro de los avances de los actores involucrados en el desarrollo del proyecto, agilizando la elaboración de informes y el proceso de toma de decisión en el transcurso del proyecto.

Al final de la ejecución del proyecto toda información acumulada apoya la respectiva Prestación de Cuentas a las instituciones de financiación y crea un repositorio de información de las lecciones aprendidas durante la ejecución, y que apoyará el planeamiento de los proyectos futuros. El planeamiento, la elaboración del proyecto, su ejecución y supervisión continua y el encerramiento con la documentación de las actividades desarrolladas son herramientas importantes para fortalecer la BVS, posicionándola favorablemente en acciones de cooperación técnica y oportunidades de financiación junto a los órganos de fomento, garantizando su sostenibilidad.